Raamatupidamise algdokument tõendab majandustehingu toimumist ja asjaolusid ning peab olema vormistatud selliselt, et ka kolmas osapool, kes teie ettevõtte tegevusega kursis ei ole, saab aru, mis tehinguga tegu on, millal see toimus ja mis on tehingu maksumus. Kui seadusega ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama kindlasti järgmisi andmeid:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

Käibemaksuseadus kehtestab arvetele veel lisanõuded. Arvel peab olema:

1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;

2) maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;

3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;

4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;

5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;

6) kauba kogus või teenuse maht;

7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;

8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;

9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;

10) tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.

Algdokumentideks on:

- ettevõtte poolt väljastatud müügiarved

- saadud ostuarved

- sularahaarved ja kviitungid

- saatelehed

- maksekorraldused

- pangakonto väljavõtted

- kuluaruanded koos kuludokumentidega

- lähetuse otsused

- lähetuse aruanded koos kuludokumentidega

- kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid)

- lepingud, volitused

- aktid, otsused, käskkirjad, protokollid, korraldused jne.

Kui algdokument ei ole korrektne või puudub täielikult, tuleb selliselt tehingult tasuda tulumaks.

Algdokumente tuleb säilitada 7 aastat pärast majandusaasta lõppemist või lepingu lõppemist. Erandiks on töölepingud, mida tuleb säilitada 10 aastat pärast lepingu lõppemist.